Nový zákon o údajoch je ďalším krokom k efektívnemu fungovaniu verejnej správy. Obsahuje nové ustanovenia týkajúce sa rozširovania a aktualizácie referenčných registrov, spôsobov opravy chybných údajov a iné inštitúty, ktoré majú odstraňovať nedostaky v registroch a evidenciách, zvyšovať ich kvalitu a spoľahlivosť a znižovať administratívnu záťaž pre verejnú správu aj občanov.
K zakomponovaniu právnej úpravy referenčných údajov, ktorá bola doposiaľ obsiahnutá v zákone č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov, do nového zákona o údajoch došlo v intenciách idey skoncipovať zákonník údajov ako základný zákon pre dátovú oblasť. Právna úprava referenčných údajov pritom vychádza z doterajšej právnej úpravy, no obsahuje aj modifikované či nové ustanovenia týkajúce sa najmä procesu rozširovania a aktualizácie referenčných registrov a v nich obsiahnutých referenčných údajov, a tiež procesu opravy hodnôt referenčných a s nimi existenčne prepojených zdrojových údajov, reagujúc pritom na skúsenosti z aplikačnej praxe týkajúcej sa uvedenej právnej úpravy.
Fundamentálnou vlastnosťou referenčného údaja je, že jeho hodnota sa považuje za úplnú a zodpovedajúcu skutočnosti, kým sa nepreukáže opak. Uvedená vlastnosť vytvára právny i technologický základ pre zvýšenie kvality údajov naprieč celou verejnou správou, a tiež pre aplikáciu princípu „jedenkrát a dosť“. Každý referenčný údaj je obsiahnutý v referenčnom registri. Referenčný register môže obsahovať referenčné ale aj iné údaje, ktoré ešte za referenčné vyhlásené neboli, a to z rôznych príčin. Väčšinou z dôvodu nevyhnutnosti vyčistenia a zvýšenia kvality tzv. zdrojového registra, z ktorého referenčný register údaje čerpá alebo z dôvodu dočasných technologických prekážok.
Domnienka správnosti a kvality referenčného údaja je previazaná s povinnosťou referencovania pre všetky povinné subjekty, tzn. pri výkone svojej právomoci používať údaj objektu evidencie v podobe, ktorá je zhodná s podobou, v ktorej je referenčný údaj vedený v referenčnom registri; zjednodušene povedané, používať údaje z referenčných registrov v podobe, v akej sa tam nachádzajú /v zmysle navrhovaného zákona je povinným subjektom akákoľvek právnická osoba, vrátane ústredných orgánov štátnej správy či profesijných komôr, ktorá rozhoduje o právach a povinnostiach fyzických či právnických osôb v oblasti verejnej správy/.
Pri dôslednom dodržiavaní povinnosti referencovania sa dosiahne jednotná hodnota referenčných údajov vo všetkých evidenciách povinných subjektov. Zároveň povinný subjekt pri výkone svojej právomoci nemusí vyžadovať referenčné údaje od fyzickej či právnickej osoby, ktorá je účastníkom konkrétneho konania, pretože má uvedené údaje v spoľahlivej kvalitnej podobe podčiarknutej domnienkou správnosti a úplnosti k dispozícii v konkrétnom referenčnom registri, do ktorého má v rozsahu zodpovedajúcom jeho právomoci prístup.
V novo navrhovanej právnej úprave sa modifikuje proces rozširovania a aktualizácie zoznamu referenčných údajov a registrov, pričom sa odkazuje na Vestník údajov ako novú elektronickú príležitostnú publikačnú platformu Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu (ďalej len úrad) a definuje sa vyššia ingerencia úradu v dotknutom procese s cieľom podstatne zdynamizovať proces vyhlasovania nových referenčných údajov.
Navrhovaná právna úprava reaguje na aktuálny stav, keď od zavedenia inštitútu referenčných údajov do praxe boli vyhlásené za referenčné iba 4 registre (Register daňových subjektov; Informačný systém služieb zamestnanosti; Register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci; Register fyzických osôb). Aktuálne sa pripravuje vyhlásenie piateho (Register adries), čo možno považovať za nežiadúce vzhľadom na význam predmetného inštitútu pri ďalšom zvyšovaní kvality údajov vedených v jednotlivých registroch a evidenciách povinných subjektov, a tiež ich následnej použiteľnosti v rámci výkonu ich právomocí.
V procese zaraďovania a aktualizácie údajov v zozname referenčných sa zavádza inštitút „podnetu“ na zaradenie alebo aktualizáciu týchto údajov, ktorý okrem samotného správcu údaja je oprávnený podávať aj úrad. Na základe predmetného podnetu je potom správca konkrétneho údaja povinný v zákonom stanovenej lehote podať formalizovaný návrh na zaradenie alebo aktualizáciu údaja v zozname referenčných údajov. Ak tak príslušný správca neurobí, má oprávnenie uvedený návrh vypracovať a podať aj úrad. Navrhovaný postup reflektuje aktuálnu aplikačnú prax, keď pri podávaní návrhov na „vyhlasovanie“ referenčných údajov vždy prebieha intenzívna transparentná komunikácia medzi konkrétnym správcom údaja a úradom, pričom úrad je v danom procese veľmi často iniciátorom, a samozrejme odborným poradcom a koordinátorom.
Návrh na „vyhlásenie“ referenčných údajov je v intenciách zachovania transparentnosti a participácie následne predmetom medzirezortného pripomienkového konania. Po jeho skončení dochádza k zaradeniu referenčných údajov do zoznamu referenčných údajov, následkom čoho sú hodnoty údajov v konkrétnom referenčnom registri považované za úplné a zodpovedajúce skutočnosti a povinné subjekty sú oprávnené, ale aj povinné ich referencovať, čiže získavať ich z predmetného referenčného registra a pri výkone svojej právomoci ich aktívne používať.
V praxi sa stáva, že povinný subjekt pri výkone svojej právomoci zistí chybu referenčného či zdrojového údaja v konkrétnom referenčnom registri. S cieľom dosiahnutia promptnej a efektívnej opravy sa ustanovuje spôsob opravy údaja, ktorý sa aplikuje v prípadoch, ak osobitný postup opravy chýb údaja neobsahuje špecifická právna úprava vzťahujúca sa k údaju v konkrétnej oblasti verejnej správy. Ustanovuje sa povinnosť pre povinný subjekt, ktorý chybu zistí, bezodkladne o tom informovať správcu a registrátora dotknutého referenčného registra, ktorí sú oprávnení a zároveň povinní vyznačiť takúto chybu v príslušnom registri v strojovo-čitateľnom formáte.
Právnym následkom vyznačenia chyby údaja je dočasné spočívanie povinnosti referencovania vo vzťahu ku konkrétnemu údaju, a to až do jej odstránenia. Opravu hodnôt konkrétneho referenčného údaja vykonáva správca a registrátor zdrojového registra. Oprava chýb sa uskutočňuje bez návrhu dotknutej osoby, ktorej sa chybný údaj týka, ale na druhej strane zákon predpokladá súčinnosť a komunikáciu takejto osoby s príslušným správcom registra.
Pre prípad špecifického druhu chyby, keď sa rovnaká hodnota referenčného údaja vyskytuje v referenčnom registri pri dvoch rozličných subjektoch evidencie alebo, naopak, jeden subjekt evidencie má pri sebe zapísané viaceré hodnoty referenčného, hoci v zmysle osobitného predpisu je prípustná iba jedna hodnota, sa ustanovuje špecifický postup opravy. Registrátor zdrojového registra oznámi subjektu evidencie – osobe, ktorej sa oprava týka, dôvod opravy a vyzve ju, aby v tridsaťdňovej lehote oznámila, akým spôsobom navrhuje ona chybu opraviť.
Registrátor následne oznámi dotknutej osobe, akým spôsobom hodlá chybu opraviť a po uplynutí stanovenej lehoty opravu chyby údaja v príslušnom referenčnom registri uskutoční. V záujme „odblokovania“ konkrétneho údaja po vykonaní jeho opravy správca a registrátor zdrojového registra poskytne opravené údaje automatizovaným spôsobom správcovi a registrátorovi referenčného registra, ktorí následne odstránia vyznačenie chyby údaja v referenčnom registri. Dotknutá hodnota konkrétneho referenčného údaja opätovne nadobúda domnienku úplnosti a správnosti a obnovuje sa povinnosť jej referencovania.
Staronová právna úprava referenčných údajov obsahuje aj ustanovenia o tzv. stotožňovaní údajov na prechodné obdobie jedného roka vždy po vyhlásení konkrétneho registra za referenčný, ktorý uskutočňuje správca registra referencujúci hodnoty údajov z nového referenčného registra. Cieľom stotožňovania údajov je potvrdenie vzťahu objektu evidencie a subjektu evidencie v registri a identifikovanie subjektu evidencie v registri a referenčnom registri na účely budúceho bezchybného referencovania.
V danom procese oproti doterajšej právnej úprave podstatná zmena nenastáva. Doterajšie skúsenosti z aplikačnej praxe však bohužiaľ poukazujú na skutočnosť, že k stotožňovaniu údajov nedochádzalo, čo má za následok zníženú kvalitu údajov v dotknutých registroch a evidenciách jednotlivých povinných subjektov. Zákon obsahuje mnohé ustanovenia s cieľom postupného odstraňovania nedostatkov v registroch a evidenciách vedených jednotlivými povinnými subjektami v záujme razantného zvyšovania ich kvality a spoľahlivosti.
V nadväznosti na uvedené staronová navrhovaná právna úprava referenčných údajov v novom zákone o údajoch podčiarkuje dôležitosť referencovania a súvisiacich procesov pre efektívne fungovanie verejnej správy s nízkym administratívnoprávnym zaťažením fyzických a právnických osôb, ktorá je úzko prepojená s ďalšími právnymi inštitútmi a rozhodovacími procesmi. Vzhľadom na aktuálnu absenciu sankčnej časti zákona predkladateľ predpokladá zodpovedné a dôsledné dodržiavanie zákona príslušnými povinnými subjektmi, ktoré si uvedomujú dôležitosť predmetnej právnej úpravy bez nutnosti ukladania sankcií.
Zdroj: Newsletter Dátovej kancelárie – február
Autor: Michaela Galia