Právna úprava referenčných údajov a tzv. referencovanie je aktuálne obsiahnutá v zákone č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov. V záujme zintenzívnenia procesu skvalitňovania údajov vedených v jednotlivých informačných systémoch verejnej správy v prepojení s kvalitou údajov, ktorá je v zmysle navrhovaného zákona o údajoch definovaná ako verejný záujem v oblasti  údajov, bola predmetná právna úprava do uvedeného návrhu zákona prevzatá spolu s nadväzujúcou právnou úpravou základných číselníkov /zo zákona č. 95/2019 Z. z. o informačných technológiách vo verejnej správe a o zmene a doplnení niektorých zákonov/.

Právny inštitút referenčných údajov a referencovanie sa do nášho národného právneho poriadku dostal s účinnosťou pôvodného vyhláseného znenia zákona o e-Governmente s účinnosťou od 1. 11. 2013. V uvedenom období predmetná problematika patrila do kompetencie Ministerstva financií SR. Po vytvorení ÚPVII ako ústredného orgánu štátnej správy pre oblasť informatizácie spoločnosti došlo k preneseniu kompetencií na ÚPVIÍ aj v rámci referencovania.

Najvýznamnejšou vlastnosťou referenčného údaja je, že jeho hodnota sa považuje za úplnú a zodpovedajúcu skutočnosti/kým sa nepreukáže opak. Uvedená vlastnosť vytvára právny i technologický základ pre zvýšenie kvality údajov naprieč celou verejnou správou, a tiež pre aplikáciu princípu „jedenkrát a dosť“. Každý referenčný údaj je obsiahnutý v referenčnom registri. Referenčný register môže obsahovať referenčné, ale aj iné údaje, ktoré ešte za referenčné vyhlásené neboli. Domnienka správnosti a kvality referenčného údaja je previazaná s povinnosťou referencovania pre všetky orgány verejnej moci, ktoré sú pri výkone svojej právomoci povinné používať údaje z referenčných registrov v podobe, v akej sa tam nachádzajú. Pri dôslednom dodržiavaní povinnosti referencovania sa dosiahne jednotná hodnota referenčných údajov vo všetkých evidenciách orgánov verejne moci/povinných subjektov.

V novo navrhovanej právnej úprave sa modifikuje proces rozširovania a aktualizácie zoznamu referenčných údajov a registrov, pričom sa využíva Vestník údajov ako nová elektronická príležitostná publikačná platforma ÚPVIÍ. Návrh na „vyhlásenie“ referenčných údajov je v intenciách zachovania transparentnosti a participácie následne predmetom medzirezortného pripomienkového konania. Po jeho skončení dochádza k zaradeniu referenčných údajov do zoznamu referenčných údajov, následkom čoho sú hodnoty údajov v konkrétnom referenčnom registri považované za úplné a zodpovedajúce skutočnosti a povinné subjekty sú oprávnené, ale aj povinné ich referencovať, čiže získavať ich z predmetného referenčného registra a pri výkone svojej právomoci ich aktívne používať.

V praxi nastávajú často situácie, keď orgán verejnej moci/povinný subjekt/ pri výkone svojej právomoci zistí chybu referenčného údaja/jeho hodnoty/ v konkrétnom referenčnom registri. S cieľom dosiahnutia promptnej a efektívnej opravy takto chybného údaja sa ustanovuje spôsob jeho opravy, ktorý sa aplikuje v prípadoch, ak osobitný postup opravy chýb údaja neobsahuje špecifická právna. Ustanovuje sa povinnosť pre povinný subjekt, ktorý predmetnú chybu zistí, bezodkladne o tom informovať správcu a registrátora dotknutého referenčného registra, ktorí sú oprávnení a zároveň povinní vyznačiť takúto chybu v príslušnom registri v strojovo-čitateľnom formáte. Právnym následkom vyznačenia chyby údaja je dočasné „neaplikovanie“ povinnosti referencovania vo vzťahu ku konkrétnemu údaju, a to až do odstránenia chyby. V záujme „odblokovania“ konkrétneho údaja po vykonaní jeho opravy správca  a registrátor zdrojového registra poskytne opravené údaje automatizovaným spôsobom správcovi a registrátorovi referenčného registra, ktorí následne odstránia vyznačenie chyby údaja v referenčnom registri. Dotknutá hodnota konkrétneho referenčného údaja opätovne nadobúda domnienku úplnosti a správnosti a obnovuje sa povinnosť jej referencovania.

Navrhovaná právna úprava referenčných údajov obsahuje aj ustanovenia o tzv. stotožňovaní údajov. Cieľom stotožňovania údajov je potvrdenie vzťahu konkrétneho údaja a subjektu evidencie/osoba, vec, právo, povinnosť alebo skutočnosť, na ktorú sa údaj vzťahuje/  v registri a identifikovanie subjektu evidencie v registri a referenčnom registri na účely budúceho bezchybného referencovania. V záujme prehľadnosti sa pre správcov registrov referencujúcich referenčné údaje vo vzťahu k stotožňovaniu údajov ustanovuje nová povinnosť vyznačovania nestotožnených údajov v jednotlivých registroch v strojovo-spracovateľnom formáte. S cieľom získania prehľadu o stave stotožnenia sa navrhuje nová povinnosť informovať ÚPVII o stave a výsledkoch stotožnenia údajov, t.j. najmä miere úspešne stotožnených údajov voči referenčným údajom.

V súvislosti s ďalšími plánovanými aktivitami nielen v oblasti Referenčných údajov Dátová kancelária pripravuje dôslednú analýzu údajov evidovaných v jednotlivých informačných systémoch naprieč celou verejnou správou, ktorá má byť základom pre získanie komplexných informácií pre zefektívnenie a zdynamizovanie procesu vyhlasovania nových referenčných údajov, ale aj procesu referencovania už vyhlásených referenčných údajov.