Elektronické schránky sú príležitosťou na zlepšenie dátovej kvality

78 Videní

Od 1. júna 2020 Dátová kancelária koordinuje procesy nevyhnutné na automatizované zriaďovanie a aktiváciu elektronických schránok pomerne nesúrodej skupiny právnických osôb. Zatiaľ sa zrealizovalo päť fáz, v ktorých sa automatizovane aktivovali elektronické schránky pre právnické osoby zo 17 zdrojových registrov.

V súlade so zákonom o e-Governmente sa od 1. júna 2020 povinne aktivovali  elektronické schránky (ďalej e-schránka) na doručovanie tých právnických osôb, ktoré nie sú zapísané v Obchodnom registri SR.

Aktivácia elektronickej schránky je proces, ktorý umožní jej využívanie na elektronické doručovanie od orgánov verejnej moci. V praxi to znamená, že prostredníctvom aktivovanej e-schránky budú právnickým osobám doručované elektronické rozhodnutia, ktoré majú rovnaký právny účinok, ako keby boli doručené v listinnej forme.

Od 1. júna 2020 Dátová kancelária koordinuje procesy nevyhnutné na automatizované zriaďovanie a aktiváciu e-schránok pomerne nesúrodej skupiny právnických osôb, ktoré sa zapisujú do rôznych zdrojových registrov a pod rôznymi právnymi formami (pozri Tab. č. 1). Správcami zdrojových registrov sú viaceré ministerstvá, pričom rozsah, forma a spôsob zápisu údajov sú definované rôznymi právnymi predpismi, čo bol jeden z dôvodov, prečo sa zapájanie jednotlivých zdrojových registrov rozdelilo do viacerých fáz.

Zatiaľ sa zrealizovalo päť fáz, v ktorých sa automatizovane aktivovali e-schránky pre právnické osoby zo 17 zdrojových registrov spravovaných siedmimi rôznymi ústrednými orgánmi štátnej moci.

Hlavnou témou skoro všetkých pracovných stretnutí bola dátová kvalita, pričom sme sa zameriavali na nevyhnutné požiadavky na naplnenie hlavného cieľa – aby aktivácia e-schránok prebehla bezproblémovo a aby mali zákonní zástupcovia správne vytvorený prístup do novozriadených schránok. Jednou z oblastí dátovej kvality je úplnosť záznamov v zdrojovom registri:

  • aby boli v zdrojovom registri zapísané všetky právnické osoby, ktoré majú byť
  • aby boli pri všetkých záznamoch v zdrojovom registri vyplnené všetky povinné údaje
    • z pohľadu legislatívy
    • z pohľadu automatizovanej aktivácie e-schránok

Druhou oblasťou dátovej kvality bola presnosť záznamov naprieč všetkými informačnými systémami, potrebnými pri automatizovanej aktivácii e-schránok. Údaje zo zdrojového registra sú naintegrované cez webové služby alebo generický register na Register právnických osôb, podnikateľov a orgánov verejnej moci (RPO), odkiaľ ich integráciou získava Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES). Údaje vo všetkých troch informačných systémoch musia byť totožné.

Najprv prešli čistením, dopĺňaním a aktualizáciou údaje v zdrojových registroch, čo v mnohých prípadoch zahŕňalo aj kontaktovanie samotných právnických osôb. Predovšetkým však bolo potrebné zabezpečiť, aby mali štatutári vyplnený dostatočný rozsah údajov potrebný na vytvorenie zákonného zastupovania v NASES, resp. aby po vytvorení e-schránky pre organizáciu mal do nej štatutár umožnený prístup.

Údaje zo zdrojových registrov sa následne aktualizovali v RPO a porovnali sa všetky záznamy. O tom, aké záznamy a s akými hodnotami sa nachádzajú v RPO, rozhoduje v podstate správca zdrojového registra. Štatistický úrad SR je súčinný pri identifikácii chýb a ich odstránení pri zasielaní zmenových dávok. Ak preto vznikli nejaké rozdiely, pomerne rýchlo sa odstránili.

Po zaslaní iniciačnej dávky z RPO do NASES došlo k zriadeniu e-schránok, čo viedlo k ďalšiemu meraniu dátovej kvality. Záznamy o zriadených e-schránkach ovplyvňuje fakt, že si právnické osoby mohli požiadať o zriadenie a aktiváciu e-schránky už skôr, čo vnieslo na dátovú kvalitu ďalšie biznisové požiadavky, ktoré museli byť analyzované.

Z porovnania údajov vo všetkých dotknutých informačných systémov sme identifikovali viacero situácií, ktoré nespĺňali kritériá pre dátovú kvalitu:

  1. Neuvedené IČO v RPO

Našli sme celkovo 230 záznamov, pri ktorých nebolo uvedené IČO. Pre asi 10% subjektov správca zdrojového registra dohľadal IČO a zostávajúcim aktívny subjektom bolo pridelené IČO.

  1. Schránky v NASES sú evidované ako zrušené, alebo nie sú evidované vôbec, v RPO sú subjekty aktívne

Ojedinelé prípady, s ktorými sa pri vývoji systému nepočítalo, alebo došlo k technickej chybe. Napríklad, ak už bola v minulosti zriadená elektronická schránka na vlastnú žiadosť a neskôr bola na vlastnú žiadosť deaktivovaná, tak pri automatizovanej aktivácii proces neprebehol. Jednotlivé záznamy museli byť doriešené individuálne.

  1. Subjekt je bez zákonného zastupovania v NASES a zároveň bez plného zastupovania (e-schránka nie je prístupná)

Tieto prípady vznikli absenciou údajov o štatutárnych zástupcoch už v zdrojových registroch a najmä pri starších záznamoch, ktoré vznikli v období, kedy sa dané údaje nezapisovali. Pri zmene legislatívy boli subjekty vyzvané na doplnenie údajov, ale v mnohých prípadoch to zostalo bez odozvy. Najviac sa to týka Registra občianskych združení, kde až 34.tisíc subjektov (62%) nemá zákonné a ani plné zastupovanie v schránkach, ktoré im boli aktivované na doručovanie. Odhaduje sa však, že väčšina občianskych združení nie je aktívna, resp. nedochádza ku komunikácii so štátom.

  1. Subjekty, ktoré v RPO a zdrojovom registri nemajú platný záznam, ale v NASES majú aktivovanú schránku.

Situácia, v ktorej právnické osoby ukončili svoju činnosť, ale zostala im elektronická schránka zriadená na ich vlastnú žiadosť v minulosti. Identifikované schránky boli deaktivované.

To, že sa od 1. júna 2020 podarilo povinne aktivovať elektronické schránky pre takmer 70-tisíc tých právnických osôb, ktoré nie sú zapísané v Obchodnom registri SR, je možné najmä vďaka súčinnosti a ústretovej a vecnej spolupráci správcov zdrojových registrov, RPO a správcovi Ústredného portálu verejnej správy NASES. Ďakujem všetkým, ktorí sa zúčastnili pracovných skupín a riešili vzniknuté úlohy za veľmi dobrú spoluprácu.

Autor: Datalab, Foto: Pixabay

Tab. č. 1: Fázovanie aktivácie elektronických schránok

[embeddoc url=“ https://datalab.digital/wp-content/uploads/Registre.xlsx“ download=“all“ viewer=“microsoft“]